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Processos? O que eu, um autônomo, tenho a ver com isso?


Pois é, por que um autônomo deveria se preocupar com processos? Bem, em primeiro lugar, processos não são restritos aos grandes negócios e nem a projetos complexos, estão presentes no nosso dia a dia. Referenciando o livro de Charles Duhigg, o Poder do Hábito, os hábitos são conjuntos de passos que criamos para tornar o trabalho do nosso cérebro menos desgastante. Fazemos isso para economizar energia, afinal o cérebro é o órgão que mais gasta energia no nosso corpo.


Se você ainda tem dificuldade de visualizar um hábito ou um processo, imagine o que você faz logo depois de acordar e que se repete à exatidão todos os dias. Aproveite e comece a identificar o que mais você faz no “automático”, tipo dirigir para o trabalho, ou a sequência de ações usada nas suas compras no supermercado...


Qual a importância disso? Se criarmos uma série de bons processos automatizados no nosso dia a dia, podemos nos beneficiar de um ganho de produtividade muito atraente. Vale lembrar que a criação de maus hábitos é, na maioria das vezes, mais rápida e simples, então, cuidado com o que você deseja automatizar.


Se os processos estão no meu dia a dia como ser humano vivente, eles estão no meu dia a dia como autônomo. É preciso conhecer esses processos para que se possa ter uma visão clara do que acontece no seu negócio. Negócio? Como assim? Eu não tenho um negócio, eu sou um autônomo!


NÃO! TODO AUTÔNOMO É UM EMPRESÁRIO!


A partir do momento em que um autônomo se vê como um EMPRESÁRIO (vide 1), ele percebe que a produtividade é essencial para que haja prosperidade e sustentabilidade no seu “ganha-pão”. Se crescer está na sua visão futura, aí é que a produtividade e a eficiência com que as coisas são realizadas se torna condição BÁSICA!


Como conhecer os SEUS processos? Descreva-os! Use o "poder da escrita" e escreva os passos que você realiza em cada atividade do seu trabalho. Por exemplo, ao receber um novo cliente (vide 2), identifique e descreva (com detalhes) todas as tarefas que são feitas (cadastro, abertura de conta, descrição do caso, outras). Repita o procedimento para as demais atividades.


Muitas vezes os processos são tão automáticos que existe dificuldade em identificar quais são eles. Não se preocupe, comece com o primeiro que lhe vier a mente que os demais irão surgindo, pois, várias dessas atividades são interligadas e, ao descrever uma, as outras aparecerão naturalmente.


Para que servem os detalhes nas descrições? Servem para que as atividades duplicadas apareças com mais clareza. Se queremos produtividade, a redução da duplicidade de trabalhos é essencial. Além disso, muitos autônomos ainda estão no início da sua digitalização, e para que esse processo ocorra com o menor número de traumas possível, é fundamental ter os processos já otimizados (aqueles em que as dualidades e imprecisões já foram corrigidas). Caso contrário, corre-se o risco de simplesmente automatizar as coisas erradas e o resultado será trágico.


Outra coisa que costuma aparecer quando os processos são descritos detalhadamente é a participação de terceiros. Nesse ponto, além de descrever as atividades que essa pessoa (ou pessoas) realiza(am), inclua uma descrição do tipo: qual o COMPORTAMENTO esperado desse terceiro.


Nesse comportamento, descreva o que o terceiro precisa fazer, e inclua também de que forma você espera que as atividades sejam feitas e qual o nível de qualidade desejado. Uma vez que se deseja um nível de qualidade, é necessário deixar claro como isso será avaliado e medido.


Tudo numa relação, seja ela de trabalho ou de convivência pessoal, precisa de uma COMUNICAÇÃO CLARA! A clareza é a essência que elimina conflitos e provoca resultados melhores (Livro Alta Performance - como engajar pessoas a atingir o seu potencial máximo - Jason Lauritsen).


Existe alguma ferramenta que facilite o trabalho de descrever as atividades? Sim, existem várias aplicações para gerência de projetos que podem ser usadas. Porém, já basta ter que lidar com várias inseguranças do que escrever e de como escrever, se adicionarmos a aprendizagem de um aplicativo desconhecido, teremos a receita perfeita para a procrastinação e o tal "deixa prá lá que isso não é para mim" martelando na sua mente. Sugiro utilizar o que já conhecemos de longa data: papel e uma boa caneta - eu uso papel A4 e caneta Bic ponta grossa, rsrs.


Se mesmo depois dos avisos você insiste num aplicativo, sugiro começar pelo Trello, já que é inicialmente gratuito e o mais intuitivo que eu conheço. Crie um quadro para cada processo. Use as listas (internas ao quadro) para definir as atividades que constituem o processo - o processo passa a ser tratado como um fluxo de trabalho. Dentro das listas, crie os cartões com os detalhes de cada atividade - as etapas do fluxo de trabalho. Alguns desses cartões poderão passar entre algumas das listas para serem concluídos. Ficou com dúvidas sobre o Trello? Comenta por aqui que eu faço uma postagem explicando com mais detalhes como funciona.


1 - Acontece quando ele usa a Cultura Startup YOU, por exemplo. Na construção dessa cultura, a primeira experiência a que a pessoa se submete é a criação do seu Canvas YOU pessoal. Experiência essa baseada na literatura de referência: Tim Clark — Busines Model You.


2 - A palavra cliente se refere a qualquer denominação que o autônomo use para indicar o usuário do seu serviço (exemplo: paciente, usuário, outros).


Por hora é só.

Abração.

Alberto.

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